今回の記事は、上司に報告をするときの、メールライティングの極意、ポイントについて書きます。

添付ファイルは開かない

まずあなたが、メールを送るときにファイルを添付して送る機会は多いと思います。

役職者がメールをもらった時に、

役職が上であれば上である人ほど

添付ファイルの数が多ければ多いほど、

添付ファイルは、ハッキリ言って開きません。

なぜならば・・・

役職者になると、送られてくるメールは多く、添付ファイルを開く手間は省きますので、添付ファイルはまず開かないでしょう。

ましてや、添付ファイルが何個もついていると一体どれが重要なのかもわからないのでさらに、ファイルを開かなくなります。

添付ファイルは開かないということを理解して報告する

少し大げさに言い切ってしまいましたが、

つまり

上記のことを理解してメールで報告をすることができるか。

この考えが、報告をする上で非常に大切になってきます。

メールライティング3つの極意

読まれやすいメールとはどのようなメールなのか

それでは、読まれやすいメールとはどんなメールなのか?

私が使っているメールを読んでもらうテクニックを何個か教えます。

どうすれば良いか?

どんなメールが良いのか?

もし、あなたが逆の立場であればどうでしょうか?

つまり、常に一日100通以上のメールを確認する必要があれば、あなたは、どうすると思いますか。

相手の立場になって考えることが大事です。

では本題に戻りましてあなたならどうしますでしょうか?

私が心がけていることは下記の通りです。

1.メールの件名で要件(ポイント)を伝える

まずは、メールの『件名』です。

ここからフィルターがかかります。

上司の時間を少しでも無駄にしない。という感覚を持ちましょう。

例えばですが、

メールの件名に『打ち合わせの件』とだけ、書くよりも

(来期予算)打ち合わせの件【1月15日15時~@本社会議室】

と書いてあるとどうでしょうか。

件名を見ただけで、打ち合わせの内容、日時、場所がわかるようにすることがポイントです。

数字があることで目を引きますし、明確になりますね。

また、細かいですが件名の中に、カッコ【 】( )を良く使います。

なぜなら他のメールよりも、パット見たときに件名が目立ってわかりやすいからです。

2.本文は結論を先に書き、要点を簡潔に書く。

次に、本文です。

本文も要点を完結に書くことを心がけましょう。

ダラダラと文章を書いて、最後に結論は、、、というのはNGです。

相手は、最初に結論が知りたいのです。

なので、まず、冒頭で結論を書く。

そして、その後に要点を簡潔に書いていく。というスタイルが良いです。

例えば予算の件であれば

添付ファイルに各部署の詳細予算データがあるとしてもメール本文内で添付ファイルをご参照ください。

ではなく、

添付ファイルの概要を本文内に明記しておくことがポイントです。

報告は数字を入れることで具体性が高まり、目を引くことができる

件名もそうですがポイントは、数字を入れることです。

数字を入れると一気に具体性が高まり、相手の興味を引くことができます。

例えば今回のように来期予算の内容であれば下記の通り、本文にポイントをベタ打ちします。

全体予算
売上高 100万円
売上総利益 30万円
経常利益 20万円
・・・
・・・

そして、詳細は、添付ファイルをご参照ください。

と明記します。

3.添付ファイルを見なくても本文で概要は伝えること

自分は、細かいところまで伝えたいかもしれないが、相手はもしかしたらそこまで知る必要はない。

と思っているかもしれません。

そうなると、相手は添付ファイルは開く必要はないと判断します。

自分本位にならず、常に相手のことを考えて書くことが大事です。

ですので、添付ファイルは見なくても概要は伝えるようにすること。

これも、報告をするときのポイントです。

そして、

詳細内容を読み手が知りたいと思えばそこで初めて添付ファイルを開くでしょう。

添付ファイルはあくまで自分が報告をする際のバックデータであって、ポイント・概要は本文で簡潔に説明をすることを心がけましょう。

まとめ

まとめますと、

いかに上司に読み手に読んでもらえるようにするか。

まずは、上司は忙しいということで相手の立場に立って、

いかにして上司の時間を奪わないようにすることを考えましょう。

読み手が知りたい情報レベルを意識してメールを作ることが大事です。

その為には、

1.件名で報告の要件を明記する。

2.本文の冒頭で結論を記載し、概要を説明

3.必要であれば最後に添付ファイルを見ていただき詳細を知ってもらう。

という考え方が大事です。

マーケティングと同じで階段を一段ずつ昇ってもらうように、少しずつ興味を持たせるようにメールも段階を意識することです。

(内容は添付ファイルを見てください。という報告はいきなり高い壁をよじ登ってもらう感覚に近いです。)

上記を意識してメール作成をするだけで、上司や周りからの評価は一気に変わります!

私が意識しているメールテクニックはまだ他にもありますのでまた機会を見て、紹介していきます。

少しでもお役に立てれば嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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